Domande e Risposte

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DOMANDA:

Come funziona la sezione Domande e Risposte?

RISPOSTA DI Dpo-Network:

Tu ci inoltri la tua domanda nell’ambito Privacy, ed un esperto di DpoNetwork.it ti risponde, la tua domanda (resa anonima) e la risposta saranno pubblicate in questa sezione!

DOMANDA:

Per nominare rappresentante UE per società con sede extra UE che esercita attività in UE è sufficiente un mandato tra la società extra UE e la società che viene nominata rappresentante nel trattamento dati senza notaio. Che forma giuridica e che contenuti deve avere questa delega per nominare il rappresentante UE nella gestione dei dati?

RISPOSTA DI Dpo-Network:
Risponde il Dott. Nicola Manzi,  Consulente Esperto in Privacy e Data Protection Officer

Secondo il GDPR, perché una società straniera possa operare sul territorio dell’Unione nel rispetto del Regolamento o trattare dati di cittadini europei, deve (non sempre) provvedere alla designazione di un rappresentante. Tralasciando i casi in cui questa designazione non risulti obbligatoria, è importante chiarire che solo in assenza di stabilimento in uno degli Stati dell’Unione Europea, si dovrà provvedere a determinare con atto scritto questo ufficio di “rappresentanza”. Se, infatti, una società straniera, ha una sede in uno degli Stati dell’UE, quest’ultima fungerà da anello di congiunzione tra l’Autorità di controllo e gli interessati sul territorio. Ad ogni modo, per rispondere concretamente alla domanda, laddove tale tale nomina fosse obbligatoria, il rappresentante (persona fisica o giuridica) dovrà essere espressamente designato mediante un mandato scritto. Questo mandato deve prevedere espressamente la possibilità per questi di agire per conto della società straniera con riguardo agli obblighi che ad essi derivano dal regolamento UE 679/2016. Da notare che la designazione di tale rappresentante non incide sulla responsabilità generale che resta in capo al titolare del trattamento o del responsabile del trattamento ai sensi del regolamento. Il rappresentante è tenuto a svolgere i suoi compiti nel rispetto del mandato conferitogli (che va quindi circostanziato e dettagliato), anche per quanto riguarda la cooperazione con le autorità di competenti. È poi, opportuno, prevedere sanzioni disciplinari nel contratto di mandato. L’identità e i dati di contatto del rappresentante, invece, laddove ricorrano i presupposti per la sua nomina, devono essere resi noti all’interessato nell’informativa come da art. 13 GDPR. Spero possa esser stato d’aiuto.

 

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